Gestão de e-mail de forma eficaz

Escrever email

É segunda-feira de manhã. Como Linda, senta em sua mesa, ela experimenta o que o familiar afundando sensação em seu estômago… Ela não é de temer o dia à frente dela – ela teme a sua caixa de email!

Linda está no comando de uma grande equipe, e ela recebe, pelo menos, 50 e-mails por dia. Ler e responder a todos este e-mail demora muito tempo, e a maior parte de seu trabalho o leva de volta assento para esta tarefa diária. Como resultado, ela é notoriamente atrás em projetos, e ela começou a ficar tarde, apenas para pegar.

Quando a usamos de forma adequada, encaminhar email é uma incrivelmente útil ferramenta de comunicação. Mas, como Linda, muitos de nós sentir-se sobrecarregado com a quantidade de emails que recebemos e precisa responder.

No entanto, existem formas para gerenciar o seu e-mail para que você seja mais produtivo. Neste artigo, vamos explorar estratégias para fazer isso, de modo que você pode obter com o trabalho real na mão.

Verificação De Email

Verificar seu e-mail regularmente durante o dia pode ser uma maneira eficaz de manter sua caixa de entrada em níveis gerenciáveis.

No entanto, a constante interrupção e distração que vem de multitarefa Adicionar ao Meu Pessoal Plano de Aprendizagem, desta forma pode reduzir consideravelmente a sua produtividade, e prejudicar a sua capacidade de entrar em um estado de fluxo quando se trabalha em projetos de alto valor.

Uma estratégia que você pode usar é verificar o e-mail apenas no conjunto de pontos durante o dia. Por exemplo, você pode decidir que você só vai verifique seu e-mail a primeira coisa na manhã, antes do almoço, e no final do dia.

Aqui, ele ajuda a configurar o seu software de e-mail para “receber” mensagens apenas em determinados momentos, para que você não seja distraído por mensagens de entrada. Se você não pode fazer isso, pelo menos, certifique-se de que você desativar os alertas sonoros e visuais.

Você pode também reservar tempo para ler e responder e-mail depois de um longo período de trabalho focado, ou a hora do dia, quando sua energia e criatividade são mais baixos (isto significa que você pode fazer de maior valor, o trabalho em outros momentos).

f você está preocupado que seus colegas de trabalho, chefe, clientes ou vai ser incomodado ou confuso que não está a responder aos seus e-mails rapidamente, diga que você só verificar e-mails em determinados momentos, e que eles podem chamá-lo ou utilizar o serviço de mensagens instantâneas, se o assunto for realmente urgente.

Leitura De E-Mail

Quando você ler e-mails, você pode perder horas se você não usar esse tempo de forma inteligente.

Primeiro, tente usar os “Dois Minutos de Regra” (um conceito, de David Allen, autor de Getting things Done) quando você ler o e-mail – se mudar a senha gmail vai demorar menos de dois minutos para ler e responder e, em seguida, tomar o cuidado de que agora, mesmo se não é uma alta prioridade. A idéia por trás disso é que se leva menos de dois minutos para a ação, ele leva mais tempo para ler e armazenar a tarefa de distância “para fazer mais tarde” do que apenas cuidar da tarefa agora.

Para e-mails que vai demorar mais do que dois minutos para ler ou responder, agendar um horário na sua agenda, ou adicionar isto como uma ação em sua Lista de coisas A Fazer, para fazer mais tarde. A maioria dos programas de e-mail permitem que você realce, a bandeira, ou estrela de mensagens que precisam de uma resposta, então, utilizar este recurso útil sempre que você pode.

Organização De E-Mail

Você pode imaginar ter uma caixa de entrada com nada? Ele quase parece bom demais para ser verdade!

Apesar de ser completamente caixa de entrada vazia (também chamado de “inbox zero”) pode ser irreal para muitos de nós, mantendo-a nossa caixa de entrada principal, limpo pode nos tornar mais organizado, e ajuda a eliminar o estresse.

Em primeiro lugar, definir um simples sistema de arquivamento para ajudar a gerenciar o seu e-mail.

Você pode usar categorias intitulado “Itens de Ação,” “Espera,” “Referência” e “Arquivos”. Se você é capaz de ficar no topo de suas pastas – particularmente “Ação” e “Esperando” pastas – você pode usá-los como uma informais Lista De tarefas para o dia.

Se quatro categorias de sons demasiado simplista para suas necessidades, você pode configurar uma análise mais detalhada do sistema. Por exemplo, você poderia criar uma pasta para cada projeto que você está trabalhando, ou ter um conjunto de pastas para cada um dos seus clientes ou representantes de vendas.

A vantagem é quando você criar pastas específicas para o processamento de e-mail é que ele facilita a pesquisa para o ex-mail: em vez de vasculhar todo o seu sistema de e-mail, você pode simplesmente procurar na pasta específica.